ALV SV Hoedekenskerke

UITNODIGING BIJZONDERE ALGEMENE LEDENVERGADERING SV HOEDEKENSKERKE

Aan alle leden van SV Hoedekenskerke,

Via deze weg nodigen we je graag uit voor de bijzondere Algemene Ledenvergadering van SV Hoedekenskerke, die gehouden zal worden op maandag 9 november 2020 om 19:30 uur.

Door de Coronamaatregelen is het niet mogelijk om de vergadering in de kantine te organiseren. Dit jaar vindt voor het eerst in de geschiedenis van onze vereniging een ALV digitaal plaats.

Indien je tegen deze wijze van vergaderen bezwaar heeft vernemen wij dat graag, onder vermelding van de redenen. We zorgen ervoor dat er tijdens de vergadering gestemd kan worden.

Indien het aantal benodigde leden niet aanwezig is (75% van het ledenbestand), wordt de vergadering verzet naar maandag 23 november 2020 om 19:30 uur. Ook deze tweede vergadering zal digitaal plaatsvinden.

Deze tweede vergadering gaat altijd door! We zijn statutair verplicht het op deze manier te organiseren om de fusie uiteindelijk te kunnen bekrachtigen.

Zie hier onder de verschillende punten die behandeld zullen worden. Let op: als niet tenminste 75% van de leden aanwezig zijn, zullen alle punten, zowel de algemene als de extra punten, worden doorgeschoven naar de vergadering van 23 november.

  1. Vaststelling van de notulen van de vorige algemene vergadering;
  2. Jaarverslag van het bestuur;
  3. Verslag van de penningmeester;
  4. Verslag van de kascommissie;
  5. Verslagen van commissies;
  6. Vaststelling van de balans en de staat van baten en lasten;
  7. Vaststelling van de contributies;
  8. Vaststelling van de begroting;
  9. Benoeming bestuursleden;
  10. Benoeming commissieleden;
  11. Rondvraag.

Na(ast) bovengenoemde agendapunten, zullen ook onderstaande (extra) punten aan de orde te komen:

  1. Fusievoorstel
  2. Accordering batig saldo
  3. Accordering fusie met VVK
  4. Accordering statuten nieuwe vereniging
  5. Accordering huishoudelijk reglement
  6. Wat verder ter tafel komt
  7. Rondvraag
  8. Sluiting

Zowel het fusievoorstel, de statuten nieuwe vereniging als het nieuwe huishoudelijk reglement zijn op te vragen bij de secretaris via info@svhoedekenskerke.nl

Hieronder vind je instructies / handleiding voor de digitale bijzondere ALV op maandag 9 en maandag 23 november.

Heb je vragen vooraf? Stuur ze in!
Heb je vragen die je vooraf in wilt dienen? Stuur deze naar info@svhoedekenskerke.nl zodat ze worden beantwoord tijdens de digitale ALV

Hoe werkt het online vergaderen?
Je kan de vergadering digitaal bijwonen via je computer, smartphone, tablet of vaste telefoon. Hieronder lees je de uitleg hoe je deel kunt nemen. Mogelijk neem je voor de eerste keer deel aan een digitale vergadering. Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent. Zo zal de vergadering soepel verlopen. Volg daarom de onderstaande stappen.

Klik hier om deel te nemen aan de vergadering

Deze link is te gebruiken op zowel maandag 9 als 23 november.

Kies vervolgens voor de optie: doorgaan in deze webbrowser.

Zorg er van te voren voor dat je webcam, microfoon en speakers werken. Bij de instellingen (Windows: configuratiescherm / Mac: systeemvoorkeuren) kun je dit controleren en testen. De ervaring leert ons dat hier regelmatig iets niet goed gaat. Check dit daarom goed van te voren.

Overige tips en tricks

  • Gebruik altijd oortjes of een headset tijdens de vergadering
  • Test vooraf je audio-instelling
  • Log 10 minuten voor de start van de vergadering in, zodat je toegang krijgt en we je op de presentielijst kunnen zetten. Hiermee testen we direct of je te horen en te zien bent.
  • Heb je een slechte wifi-verbinding, kies ervoor om je camera uit te zetten zodat de kwaliteit van de van je connectie goed blijft.
  • Als je op de bovenstaande link klikt kom je in de lobby terecht, de online wachtruimte. Zodra je door de organisator van de vergadering wordt toegelaten kun je andere deelnemers zien en horen. Na binnenkomst
  • Je krijgt je de vraag gesteld om je naam te noemen en aan te geven of je alles goed hoort en tegen geen problemen aanloopt. Zo werken we de presentielijst bij én testen we direct de audio en het beeld goed werkt.  
  • Je zet je microfoon tijdens de vergadering uit om omgevingsgeluiden te dempen.
  • Heb je een vraag? Steek je hand op en we behandelen je vraag aan het einde van het agendapunt.
  • Je naam wordt geroepen, vervolgens zet je je microfoon aan en kun je je vraag stellen.

Hieronder een overzicht van de overige keuzeknoppen.

Stemprocedure
We kiezen voor de procedure ‘wie zwijgt stemt toe’. Dit betekent dat je bij een stemronde dus alleen een stem uitbrengt als je het er niet mee eens bent.

Dit doe je door ONEENS in de chatbox te typen. De voorzitter zal aangeven wanneer er precies gestemd gaat worden.

We wensen je heel veel succes met vergaderen.

Graag tot ziens op deze Bijzonder Algemene Ledenvergadering.

Met vriendelijke groet,

Namens het bestuur van SV Hoedekenskerke,
Gert-Jan Kaptein